Bei dem Projekt eine Softwarelösung für den Bereich Bauhof zu finden, ging es der Kommune um eine schrittweise und nachhaltige Einführung zur Schonung der vorhandenen Ressourcen und finanziellen Mitteln. Hierbei fand die Gemeinde mit synTIME - Bauhof und der Firma synergie kommunal GmbH die beste Lösung.

Das Projekt startete mit einer ersten Vorführung und einem intensiven Kick-OFF Gespräch. Während dieses Termins wurden die Bedürfnisse der Gemeinde Münster als auch des Bauhofs Münster aufgenommen. Mit diesen Punkten wurde ein Projektplan zur optimalen Einführung der Software definiert. Wichtig war dabei im Besonderen die Integration der Mitarbeitet, die im Anschluss mit der Software oder deren Daten arbeiten sollten. Da die Mitarbeiter im intensiven Tagesgeschäft tätig waren, wurde die Umsetzung auf mehrere Schritte aufgeteilt und somit optimal in Tagesgeschäft integriert. Bestehende Aufgaben wurden so zusehends mehr und mehr mit der Software synTIME abgewickelt.

"Die schrittweise Einführung und die intuitiv zu bedienende Software, waren ein Schlüssel für den Erfolg und die Akzeptanz des Projekt/der Softwarelösung bei den Mitarbeitern", so Frau Danz.

Bereits bei Projektstart stellte sich heraus, dass einige spezifische Anforderungen an die Software, bzw. das Projekt bestehen. Hierunter fiel zum Beispiel der Wunsch, die Mitarbeiter des Bauhofs bei der Erfassung von Aufträgen zu entlasten und somit mehr Zeitraum für die anfallenden Arbeiten zu schaffen.

Hierfür kam das optionale Modul synTIME - Web zum Einsatz. Hierunter verbirgt sich eine externe Auftragserfassung, die es den Außenstellen direkt ermöglicht, Aufträge für den Bauhof zu erfassen. Diese können im Anschluss durch den Bauhof abgelehnt oder angenommen werden. Bei Annahme werden diese direkt als Auftrag in der Software erzeugt und müssen nur mit einem Termin für die Ausführung versehen werden. Da es sich bei der Lösung um ein geschlossenes System handelt, haben auch die Mitarbeiter der Außenstellen den Status ihrer Erfassungen jederzeit im Überblick.

Sowohl im Bauhof direkt, als auch im Anschluss in der Finanzverwaltung ging es um eine nachhaltige Schonung der vorhandenen Ressourcen und eine optimale Nutzung der verfügbaren der Zeit. Zeitfresser,  wie aufwendige Doppelerfassungen sollten somit abgeschafft werden.

Im Bereich des Bauhofes gelang dies unteranderem durch die Erfassung der Auftragszeiten. Hier bietet die Softwarelösung synTIME mehrere Varianten an, zum Beispiel mit synTIME - App oder die Erfassung via Handscanner. Die Gemeinde Münster entschied sich zum damaligen Zeitpunkt für die Lösung mit Hilfe der Handscanner. Aufträge, Geräte, Fahrzeuge, Personen und Zeiten werden über den entsprechenden Barcode ganz einfach und schnelle auf den Auftrag gebucht.

"Im Bereich der Finanzverwaltung hat sich die Arbeit, durch die verwendeten Schnittstellen deutlich vereinfacht. Ich bin dankbar für die Datenübernahme via Schnittstelle, da sich dadurch der manuelle Erfassungsaufwand deutlich reduziert hat. Der neue Weg ist eine immense Vereinfachung in meiner täglichen Arbeit", so Frau Danz aus der Finanzverwaltung.

Durch den beschriebenen modularen Aufbau hat auch die Gemeinde Münster, zusammen mit ihrem Bauhof, weiterhin die Möglichkeit, die Software an ihre Wünsche und Bedürfnisse anzupassen.

Hierunter fallen vor allem:

• Verbindung der Objekte mit GIS-Verfahren
• synTIME - Maps zur Darstellung der Räumdienstfahrten
• Umstellung auf synTIME - App zur Erfassung
• etc.

Haben auch Sie Interesse an der Umsetzung/einer Unterstützung im Bereich des Bauhofs/Eigen- oder Regiebetriebs, wir stehen Ihnen zur  Verfügung. Gerne mit einem ersten Informationsgespräch bei dem wir auch auf unsere Gesamtorganisationslösung „das integrierte Rathaus“ eingehen können.

Hierzu zählen die weiteren Bereiche, wie z.B.:

• Finanzabteilung
• Bauamt
• Liegenschaftsverwaltung
• uvm.

Nutzen Sie unsere ganzheitliche und verfahrensunabhängige Beratung/Gesamtlösung.

Folgende Produkte und Dienstleistungen von synergie kommunal sind bei der Gemeinde Münster im Einsatz:

• synCAPITOL - Liegenschaften
  
• Doppik
• Auswertungen
• synTIME - Bauhof