Das Projekt startete zuerst mit einer Präsentation von synCAPITOL - Vertragsverwaltung bei der Stadt Kelkheim. Im Anschluss daran fand ein erstes KICK-OFF Gespräch statt, in dem die Bedürfnisse der Stadt Kelkheim an die Software festgehalten wurden. Auch ein Projektplan für eine mögliche Umsetzung wurde durch beide Seiten abgestimmt und festgehalten. Nach der Übergabe des Projektplans stand dem eigentlichen Projektstart nichts mehr im Wege. Als nächster Schritt erfolgte die Schulung der Mitarbeiter im Verfahren. Hierbei wurden gemeinsam erste Stammdaten aber auch bereits erste Verträge erfasst. Die Stadt Keklheim wurde bei der Schulung als auch im Nachgang durch die Firmen synergie kommunal GmbH und Sommer Informatik GmbH tatkräftig unterstützt.

"Die Bedienung der Software ist intuitiv und selbsterklärend. Schön ist das durchgängige Handling im gesamten Verfahren. Dies macht die Arbeit mit dem Programm sehr einfach und schnell erlernbar. Auch die vielen Praxisbeispiele, die uns während der Schulung und ersten Anwendung durch die Firmen, synergie kommunal GmbH und Sommer Informatik GmbH, übermittelt wurden haben uns zu Beginn sehr geholfen."

"Da die Stadt Kelkheim sehr unterschiedliche Vertragsarten, wie zum Beispiel Mietverträge, Pachtverträge, Leasingverträge, Dienstleistungsverträge, etc. abwickeln muss, war es unser Ziel, hierfür eine Fachanwendung zu finden, die zu einem späteren Zeitpunkt durch die komplette Verwaltung genutzt werden kann. Der modulare Aufbau der Software hilft uns hierbei", so Herr Alisch, Leiter der Finanzabteilung.

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung der Software war selbstverständlich auch das Thema Arbeitserleichterung, Dokumentenerstellung und -archivierung. Hier bietet die Softwarelösung synCAPITOL - Vertragsverwaltung ebenfalls eine optimale Unterstützung. Für alle erdenklichen Vertragsarten werden in der Datenbank entsprechende Dokumentenvorlagen angelegt und an die Bedürfnisse des Kunden angepasst. Somit ist es im Anschluss, nach Erfassung der Vertragsdaten, einfach möglich, die notwendigen Dokumente per Mausklick zu erstellen. Alle erstellten Dokumente werden dabei automatisch in der Datenbank archiviert und mit einer Versionsnummer versehen. Änderungen werden somit dokumentiert. Eine Suche nach Dokumenten zu einem Auftrag ist somit ganz einfach möglich. Alle Dokumente können selbstverständlich per Mausklick erzeugt, gedruckt, per Mail versendet und gleichzeitig auch archiviert werden. Dies ist nicht nur in synCAPITOL - Vertragsverwaltung der Fall, sondern auch bei allen anderen Modulen der Liegenschaftsverwaltung.

"Der Nutzen für den Kunden ist dabei die deutliche Zeitersparnis. Man hat alle Daten und Dokumente zu einem Vertrag direkt im Zugriff und abrufbar. Der Gang in das Archiv entfällt immer mehr", so Frau Passon aus der Finanzverwaltung der Stadt Kelkheim.

Über den Bereich der Dokumente hinaus bietet das Verfahren einen weiteren wichtigen Nutzen für den Kunden. Zusätzliche Erfassungen bzw. zeitaufwendige Doppelerfassungen gehören mit dieser Software der Vergangenheit an. Ermöglicht wird diese durch eine Vielzahl von integrierten Schnittstellen. Sicherlich auch zu Ihrem Finanzwesen.

"Wir möchten die abrechnungsrelevanten Daten unserer Verträge nicht mehr zusätzlich in unserem Finanzverfahren erfassen müssen. Es bietet sich an hierfür die Schnittstelle in synCAPITOL - Vertragsverwaltung nutzen. Dies werden wir als nächsten Schritt umsetzen. Durch Tippfehler erzeugte Falschbuchungen gehören dann der Vergangenheit an. Durch die eingesparte Zeit können wir uns dann viel intensiver um die offenen Posten und deren Abstimmung kümmern. synCAPITOL - Vertragsverwaltung und dessen modularer Aufbau ist für uns bereits nach kurzer Zeit ein wichtiger Schritt in die Zukunft", so Herr Alisch Leiter der Finanzverwaltung der Stadt Kelkheim.

Zusätzlich ist geplant, die ebenfalls enthaltene Erinnerungsfunktion für alle vorhandenen Verträge zu nutzen. Kündigungsfristen werden durch die Software automatisch in Erinnerung gerufen, wenn gewünscht auch mit Übergabe als Outlook Erinnerung. Die Software unterstützt so optimal in der täglichen Arbeitspraxis. Durch den modularen Aufbau der Software könnten weitere Module zum Einsatz kommen, wie zum Beispiel:

• Raumbelegung
• Energiemanagement
• Begehungen
• Grundstücksverkehr
• Etc.

"Durch den modularen Aufbau ist die Softwarelösung synCAPITOL - Vertragsverwaltung für uns die optimale Lösung. Bei Bedarf und entsprechender Ressourcen, lässt sich diese jederzeit bis hin zu einer Gesamtlösung Liegenschaft ausbauen. Wir sind bei dieser Software an keinen festen Rahmen gebunden, die Software orientiert sich an unseren Bedürfnissen und Möglichkeiten. Wir haben nun mit dem für uns aktuell wichtigsten Modul, der Vertragsverwaltung begonnen. Somit ist die Lösung für uns eine Lösung für die Praxis.", so Herr Alisch Leiter der Finanzabteilung der Stadt Kelkheim.

Haben auch Sie Interesse an der Umsetzung/einer Unterstützung im Bereich der Vertragsverwaltung, wir stehen Ihnen zur  Verfügung. Gerne mit einem ersten Informationsgespräch bei dem wir auch auf unsere Gesamtorganisationslösung „das integrierte Rathaus“ eingehen können.

Hierzu zählen die weiteren Bereiche, wie z.B.:

• Finanzabteilung
• Bauamt
• Liegenschaftsverwaltung
• uvm.

Nutzen Sie unsere ganzheitliche und verfahrensunabhängige Beratung/Gesamtlösung.

Folgende Produkte und Dienstleistungen von synergie kommunal sind bei der Stadt Kelkheim im Einsatz:

• synCAPITOL-Vertragsverwaltung
• Doppik
• Auswertungen
• synPARTNER Kalus Control