Zu Beginn des gesamten Projektes erfolgte eine Präsentation der Softwarelösung synCAPITOL - Liegenschaften durch die Firma synergie kommunal GmbH. Im Nachgang an diesen Termin wurden die notwendigen Projektschritte für eine Einführung der Software besprochen und terminiert. Aus den im Gespräch festgehaltenen Eckpunkten wurde durch synergie kommunal ein entsprechender Schulungs- und Projektplan erstellt.

Im ersten Schritt wurden bestehende Stammdaten aus dem Vorverfahren übernommen und eine entsprechende Datenbank für die Stadt Idstein aufgebaut. Hierbei wurden vor allem Objekt- und Personendaten übernommen. Mit der erstellten Datenbank erfolgten im Anschluss die Installation und die ersten Schulungen. Bei den Schulungen war es beiden Seiten wichtig, dass sich diese an den aktuellen Einsatzbedürfnissen orientierten. "Ziel war es dabei, dass in der Schulung erlernte direkt in der täglichen Anwendung nutzen zu können.", so Herr Meissner aus dem Fachbereich Gebäudemanagement in Idstein. Die Schulung erfolgte für folgende Themenschwerpunkte: Budgetverwaltung (anlegen von Budgets für die einzelnen zu verwaltenden Objekte), Erfassung von Lieferantenaufträgen (in Verbindung mit den Budgets) und der zugehörigen Dokumentenerstellung mit Hilfe von Dokumentenvorlagen, Erfassung der Eingangsrechnung mit Hilfe des integrierten "Rechnungseingangsbuch", Anlegen und Verwalten von Wartungsverträgen inkl. Terminüberwachung und der Verwaltung von Wartungsprotokollen.

Der zuletzt genannte Punkt der Wartungsverträge stellt für Herrn Meissner eine enorme Arbeitserleichterung dar. "Ich kann mit wenigen Mausklicks, Wartungstermine auf erledigt setzen, das Wartungsprotokoll verknüpfen und direkt nachschauen, ob die Wartungsarbeiten wie beauftragt erfolgt sind. Darüber hinaus unterstützt mich die Software synCAPITOL - Liegenschaften indem Sie die nächsten Wartungstermine automatisch erzeugt. Es ist toll, wie die Software mit diesem Thema umgeht." 

Die Budgetverwaltung wird von Frau Kaiser für den Bereich der Instandhaltung übernommen. Es wurden hier alle Budgets erfasst, getrennt nach den Bereichen Investitionen und Unterhaltung. "Ich sehe nun direkt in der Übersicht oder in den vorhandenen Auswertungen, wie hoch das Budget ist, was beauftragt und was bereits abgerechnet wurde. Eine aufwendige Excel-Recherche gehört somit der Vergangenheit an. Noch notwendige Anpassungen, die mein Arbeitsleben in diesem Bereich erleichtern wurden durch die Firma Sommer Informatik GmbH schnell und unkompliziert umgesetzt. Unterstützt wurden wir dabei zeitnah und kurzfristig durch die Firma synergie kommunal GmbH, die uns als Berater jederzeit zur Seite stand.", so Frau Kaiser aus dem Fachbereich Gebäudemanagement in Idstein.

"Durch die einfache Bedienung und die guten Praxisbeispiele, durch synergie kommunal GmbH, konnten wir uns schnell in die Software einarbeiten und diese optimal für unsere Bedürfnisse nutzen. Bei vielen Routinearbeiten sparen wir uns seitdem immens viel Zeit. Für uns war die Einführung der Software LiegenschaftensynCAPITOL - Liegenschaften der richtige Schritt, um unsere Prozesse sowohl zu optimieren, als auch zu digitalisieren.", so Frau Kaiser und Herr Meissner.

Für die Stadt Idstein lag ein Hauptschwerpunkt bei der Softwareanschaffung auf dem Thema der Arbeitserleichterung und - unterstützung. Mit der Einführung der Software synCAPITOL - Liegenschaften nutzt die Stadt Idstein nun die integrierten Dokumentenvorlagen für z.B. folgende Schwerpunkte: Lieferantenauftrag, Rechnungen, Budgetverfolgung, etc.

Nachdem die jeweiligen Stammdaten erfasst sind, wird das zugehörige Dokument durch Textersetzung erzeugt und zu dem jeweiligen Sachverhalt direkt in der Datenbank abgelegt. Aufwendige Dokumentensuchen in Archiven und Ordnern gehören seitdem der Vergangenheit an.

Eine ähnliche Funktion wird auch in der Verbindung mit dem integrierten Rechnungseingangsbuch genutzt. D.h. Eingangsrechnungen werden gescannt und im Anschluss über einen internen Workflow zur Bearbeitung/Verarbeitung aufgerufen. Viele Daten werden dabei aus dem PDF-Dokument direkt in die Erfassungsmaske, der jeweiligen Rechnung übernommen. Es müssen nur fehlende Daten erfasst und die Rechnung verbucht werden. Das gescannte Dokument wird dabei ebenfalls automatisch mit dem Vorgang der Rechnung verknüpft. Ein weiteres Highlight für die Mitarbeiter ist die Emailfunktion und Schnittstelle zu Outlook. Es ist möglich, Dokumente aus der Datenbank, in Verbindung mit Outlook zu versenden, aber ebenso wichtige Eingangsmails in die Datenbank zu importieren. Alle Informationen zu einem Vorgang, haben sie so in der Datenbank.

Durch die Gestaltung der Software könnten weitere Module zum Einsatz kommen, wie zum Beispiel:

• Raumbelegung
• Energiemanagement
• Begehungen
• Grundstücksverkehr
• Schlüsselverwaltung u.V.m.

"Der modulare Aufbau der Software war für uns ein entscheidendes Kaufargument. Wir wollten eine nachhaltige Softwarelösung, die wir je nach unseren Anforderungen, nach und nach weiter nutzen und ausbauen können. Diese Lösung haben wir mit der Software synCAPITOL - Liegenschaften gefunden. Auch notwendige Anpassungen für einzelne Bedürfnisse erfolgten schnell und unkompliziert durch die beiden Firmen synergie kommunal GmbH und Sommer Informatik GmbH. Wir sind froh über unsere Entscheidung und arbeiten gerne mit der Software. Die Arbeitserleichterung in vielen Bereichen ist enorm und hilft uns sehr.", so Herr Meissner.

Idstein ist eine Stadt im Rheingau-Taunus-Kreis. Sie liegt im Taunus, nördlich der Landeshauptstadt Wiesbaden, und erfüllt nach hessischer Landesplanung die Funktion eines Mittelzentrums. 2015 wurde Idstein der Ehrentitel "Reformationsstadt Europas" durch die Gemeinschaft Evangelischer Kirchen in Europa verliehen. Seit Oktober 2016 trägt Idstein den Namenszusatz "Hochschulstadt". Neben dem Hexenturm im Bereich der alten Nassauer Burg besitzt die Stadt einen mittelalterlichen Stadtkern mit vielen Fachwerkbauten. Das älteste erhaltene Wohnhaus stammt von 1410. Mit rund 26.700 Einwohnern ist Idstein die zweitgrößte Stadt im Rheingau-Taunus-Kreis.

Haben auch Sie Interesse an der Umsetzung/einer Unterstützung im Bereich der Vertragsverwaltung, wir stehen Ihnen zur  Verfügung. Gerne mit einem ersten Informationsgespräch bei dem wir auch auf unsere Gesamtorganisationslösung „das integrierte Rathaus“ eingehen können.

Hierzu zählen die weiteren Bereiche, wie z.B.:

• Finanzabteilung
• Bauamt
• Gebührenkassen
• Friedhof
• uvm.

Lassen Sie sich durch eine Vorführung von den Stärken der Lösung überzeugen. Wir freuen uns Sie kennenzulernen und unterstützen Sie gerne mit unserer jahrzehntelangen Erfahrung in diesem Bereich.