Die Stadt Neuwied gründete am 01.01.2003 den Bereich eines Zentralen Immobilienmanagements.  Zu diesem Zeitpunkt befand man sich bereits in der Suche nach einer entsprechenden Softwarelösung. Das Auswahlverfahren der Software fand dann in einem Zeitraum 10/2003 bis 01/2005 statt. Die Entscheidung fiel,  aus insgesamt über 30 Anbietern,  auf die Softwarelösung synCAPITOL der Firma Sommer Informatik GmbH. Mit der Implementierung und dem Echtbetrieb startete man in 08/2005.

Problem des Datenmanagements

Mit Start des neuen Projekts wurden die Bereiche Liegenschaften, Grunderwerb, Hochbau, Hausmeister- und Reinigungsdienste zusammengefasst und eine eigene Kosten- und Leistungsrechnung aufgebaut. Jeder dieser Bereiche pflegte bis dato seine eigenen Daten oder besaß gar kein Datenerfassungssystem. Mit Anschaffung der Softwarelösung synCAPITOL sollte dies vereinheitlicht und das Problem somit behoben werden.

„Alle Informationen sollen Allen zur Verfügung stehen! Bis zu diesem Zeitpunkt wurden die Daten in Akten oder im „Windows-Nirwana“ vorgehalten.“, so Alexander Feiten, damals Projektleiter für den Aufbau des Immobilienmanagements und der Softwareauswahl. Wichtige Informationen zum technischen Gebäudemanagement waren zu diesem Zeitpunkt bereits veraltet, waren nicht durchgängig gepflegt oder zum Teil sogar fehlerhaft.  Die Technischen Anlagen und Betriebsmittel waren nirgendwo erfasst. Dementsprechend gab es auch einerlei Wartungs-, Prüfbücher oder Beschreibungen der technischen Geschäftsausstattungen.

„Mit Anschaffung der neuen Softwarelösung sollte die bisher manuell ausgeführte Vertragsverwaltung und die Nebenkostenabrechnung standardisiert und vor allem automatisiert werden. In diesem Zusammenhang war es eine enorme Hilfe, dass die Software synCAPITOL eine automatische Anpassung/Überprüfung der Preisgleit- und Indexanpassung bot. Durch das integrierte Dokumentenmanagement war es möglich Anschreiben, Verträge, etc. per Knopfdruck zu erstellen und zu dem jeweiligen Objekt zu speichern. Dies gewährleistet uns noch heute einen einheitlichen Zugriff auf alle Daten. Dies war und ist eine enorme Unterstützung und Vereinfachung des Prozesses für unsere Mitarbeiter/-Innen.“, so Alexander Feiten vom Amt für Immobilienmanagement.

Besonders auch im Vertretungsfall (Urlaub oder Krankheit) wurden die Prozesse durch Einsatz der Softwarelösung enorm vereinfacht. Aufwendige und zeitraubende Suchen gehören seitdem der Vergangenheit an. Durch den logischen Aufbau ist es ein Leichtes, die gewünschten Daten aus der Software zu ermitteln oder zu exportieren. Das gilt allerdings nur, wenn die Lösung von allen angewandt und mit den notwendigen Informationen „versorgt“ wird!

Es gab schon immer viele Aufgabenbereiche, die zuvor formal voneinander getrennt waren.

Eines war aber bei allen gleich, es handelte sich immer um Tätigkeiten rund um die Liegenschaften. Im Zuge des Softwareeinsatzes sollten für diese Bereiche Prozesse gestaltet und abgebildet werden.

Erwartungshaltung
Für die Stadt Neuwied war es entscheidend, eine Softwarelösung einzuführen, die folgende Aufgaben erfüllen sollte:

• Abbildung aller verschiedener Bereiche eines Immobilienmanagements
• Einfache Handhabung, da Ersteinführung
• Kundenfreundlichkeit und Flexibilität des Softwarepartners
• Einfache Administration
• Schnittstellen zum eingesetzten Finanzwesen
• Abbau der Doppelarbeiten / - Erfassungen
• Senkung des Personaleinsatzes bzw. Konzentration auf Kernaufgaben
• Modularer Aufbau für weitere Anpassungen/Erweiterungen

Zu Beginn des Projektes dachten viele Mitarbeiter noch in ihren Aufgabengebieten und nicht über die Grenzen dieses Gebietes hinaus. Es lag kein ganzheitliches (Team) Denken vor.

Durch die erstmalige Datenbankerfassung aller relevanten Informationen hat sich dies sukzessive geändert. Die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Aufgabengebieten wurden endlich allen Handelnden deutlich. Das ist eine notwendige Basis dafür, dass alle Bereiche erkennen, dass sie in Wirklichkeit an der gleichen Sache arbeiten.

Die bis dato oftmals übliche Doppelerfassung entfiel, da man aufgrund des gemeinsamen Datenpools auf bestehende Unterlagen und standardisierte Vorlagen und Prozesse zurückgreifen konnte. Jeder Einzelne profitiert durch einen enormen Informationsgewinn. Die Mitarbeiter/-Innen haben ein komplett neues Verständnis für die Datenpflege gewonnen, da jedem bewusst ist, dass eine mangelnde Datenpflege Auswirkungen für alle Aufgabengebiete haben kann.

Für die Stadt Neuwied ist es ein erster Schritt auf dem Weg zum integrierten Rathaus, auf den noch viele Schritte folgen müssen", so Herr Alexander Feiten.

Nächste mögliche Schritte für die Stadt Neuwied, sind folgende Module:

• Einsatz der Raumbelegung
• Einsatz der Vertragsverwaltung im kompletten Rathaus
• Einsatz des "Rechnungseingangsbuch"/digitale Belegerfassung
• Etc.

"Unser Tipp für alle anderen Kommunen aus diesem Projekt: Wecken Sie das Interesse an sachgebietsübergreifenden Zusammenhängen "Was, der Kollege hat auch damit zu tun?" Sie werden überrascht sein, welch noch nicht ausgeschöpftes Potenzial durch solch ein Projekt aufgedeckt und vor allem geweckt werden kann" , so Alexander Feiten.

Haben auch Sie Interesse an der Umsetzung/einer Unterstützung im Bereich der Liegenschaftsverwaltung, wir stehen Ihnen zur  Verfügung. Gerne mit einem ersten Informationsgespräch bei dem wir auch auf unsere Gesamtorganisationslösung „das integrierte Rathaus“ eingehen können.

Hierzu zählen die weiteren Bereiche, wie z.B.:

• Finanzabteilung
• Bauamt
• Gebührenkassen
• Friedhof
• uvm.

Nutzen Sie unsere ganzheitliche und verfahrensunabhängige Beratung.