synCAPITOL-Vertragsverwaltung auch bei der Stadt im Einsatz
von synergie kommunal GmbH und Sommer Informatik GmbH
Seit Juli setzt die Stadt Bad Vilbel auf synCAPITOL-Vertragsverwaltung. Ziel ist es, für die Stadt Bad Vilbel, eine zentrale Vertragsverwaltung einzuführen. Hiermit soll erreicht werden, dass nach und nach alle Verträge innerhalb einer zentralen Datenbank erfasst und geführt werden.
Ein Grund für die Entscheidung für das Produkt synCAPITOL war die Suche nach einer einfachen Lösung, um zukünftig alle Verträge und die entsprechenden Berichte per Mausklick auswerten zu können. Die Datenerhebung (z.B. für zukünftige Haushaltspläne oder zukünftige Zahlungsströme) sollte vereinfacht und das aufwendige Aufsummieren von Exceltabellen komplett abgeschafft werden. Kündigungsfristen werden per Erinnerung angezeigt oder nach Outlook übertragen. Die Schnittstelle zum Finanzwesen ist ein weiteres wichtiges Highlight.
„Die Stadt Bad Vilbel hat durch die Einführung der Software synCAPITOL-Vertragsverwaltung einen wichtigen Schritt zur Qualitätserhöhung in Bezug auf die Vertragsverwaltung eingeleitet. Zusätzlich konnte durch den integrierten Workflow der gesamte Arbeitsablauf für die Mitarbeiter/-innen deutlich vereinfacht werden“, so Herr Albert, Leiter des Fachbereichs Finanzverwaltung.
Die Software ermöglicht es, die entsprechenden Vertragsunterlagen zu den angelegten Verträgen abzulegen. Hierbei unterstützt ein in die Software integriertes Dokumentenmanagement. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) werden somit erfüllt, da mit Hilfe dieses Tools schnelle Auskünfte an z.B. die Revision gegeben werden können. Die aufwendige Suche in Aktenschränken entfällt komplett.
Bad Vilbel ist mit 32.655 Einwohnern die, an der Einwohnerzahl gemessen, größte Stadt im hessischen Wetteraukreis und grenzt an den nördlichen Stadtrand von Frankfurt am Main. Sie ist für ihre Mineralquellen überregional bekannt. Sie wird als Aufsteigerstadt der Region bezeichnet.
Das Projekt startete zuerst mit einer Präsentation von synCAPITOL-Vertragsverwaltung. Im Anschluss daran fand ein erstes KICK-OFF Gespräch statt, in dem die Bedürfnisse der Stadt an die Software festgehalten wurden. Auch ein Projektplan für eine mögliche Umsetzung wurde durch beide Seiten abgestimmt und festgehalten. Nach der Übergabe des Projektplans stand dem eigentlichen Projektstart nichts mehr im Wege. Als nächster Schritt erfolgte nun die Schulung der Mitarbeiter/innen im Verfahren. Es wurden dabei gemeinsam erste Stammdaten, aber auch bereits erste Verträge erfasst. Die Stadt Bad Vilbel wurde sowohl bei der Schulung als auch im Nachgang durch die Firma synergie kommunal GmbH tatkräftig unterstützt.
„Die Software ist sehr intuitiv zu bedienen und vereinfacht so den Einstieg. Der durchgängige und immer wiederkehrende Workflow hat mich in meiner Arbeitsweise unterstützt und das Anlegen der ersten Vertragsdaten sehr erleichtert. Auch die vielen Praxisbeispiele, die uns während der Schulung durch die Firma synergie kommunal GmbH gezeigt wurden, haben mir sehr geholfen „, so Frau Feik, Fachbereich Finanzverwaltung der Stadt Bad Vilbel.
„Die Stadt Bad Vilbel hat die unterschiedlichsten Vertragsarten abzubilden und benötigt die Daten aller Verträge als wichtige Information für die Aufstellung des städtischen Haushalts. Deshalb lag ein besonderes Augenmerk auf der Auswertung der Vertragsdaten. Ein weiterer wichtiger Entscheidungspunkt war es, dass die Software zukünftig durch alle Fachbereiche innerhalb des Rathauses genutzt werden kann. Der modulare Aufbau der Software hilft uns hierbei“, so Herr Albert.
Zusätzlich zum Bereich der Dokumente bietet das Verfahren einen weiteren
wichtigen Nutzen für den Kunden. Zeitaufwendige Mehrfacherfassungen gehören mit dieser Software der Vergangenheit an. Ermöglicht wird diese durch eine
Vielzahl von integrierten Schnittstellen; sicherlich auch zu Ihrem Finanzwesen.
„Zukünftig ist es das Ziel, alle abrechnungsrelevanten Daten direkt via Schnittstelle an das Finanzwesen zu übergeben. Doppelerfassung entfallen somit. Durch diese Zeitersparnis können wir uns in Zukunft noch intensiver um die offenen Posten und deren Abstimmung kümmern. synCAPITOL-Vertragsverwaltung ist bereits nach kurzer Zeit für uns ein wichtiger Schritt in die Zukunft.“, so Herr Albert.
Als nächstes ist geplant, die ebenfalls enthaltene Erinnerungsfunktion für alle vorhandenen Verträge zu nutzen. Somit gehen keine Kündigungsfristen mehr vergessen. Die Software dient dadurch als direkte Arbeitsunterstützung in der täglichen Arbeitspraxis.
Durch den modularen Aufbau der Software können weitere Module zum Einsatz kommen, wie zum Beispiel:
„Für uns war es wichtig, eine Softwarelösung zu erwerben, die sich an unseren momentanen Bedürfnissen ausrichtet, sich den zukünftig hinzukommenden Bedürfnissen aber nicht verschließt. Es war uns wichtig, einen flexiblen Rahmen während der schrittweisen Einführung vorzufinden. Momentan ist die Vertragsverwaltung das für uns wichtigste Projekt. Für uns ist klar, dass wir mit synCAPITOL bzw. der Firma synergie kommunal GmbH eine Software und einen Softwarepartner haben, die diesen Weg mit uns gemeinsam gehen. Dies resultiert aus der jahrelangen Erfahrung und dem gemeinsamen Vertrauen.“, so Herr Albert, Leiter des Fachbereichs Finanzverwaltung der Stadt Bad Vilbel.