synTIME Bauhof
Stadt Ortenberg vertraut der Bauhofslösung
Bei der Entscheidung wurde seitens des Bauhofs Wert daraufgelegt, eine zeitnahe und schrittweise Umsetzung durchzuführen. Die Arbeitsabläufe sollten während der Einführung der Software nicht negativ beeinflusst werden und die Umsetzung somit „sanft von statten gehen“. Diese Anforderungen der Kommunalverwaltung hat synTIME-Bauhof erfüllt.
Im Bauhof Ortenberg wurden zuerst die Mitarbeiter, Arbeitszeitschemen und Aufträge angelegt. Mit den Buchungen der Arbeitszeiten auf Aufträge wurde begonnen. Aus diesen gebuchten Auftragszeiten werden automatisch die Werte für die Personalzeiterfassung ermittelt und übernommen. Ziel ist es eine belastbare Grundlage für die Personalabrechnung (Lohnabrechnung) zu liefern und die Arbeits-, Urlaubs- und Krankheitszeiten der einzelnen Mitarbeiter in einer Datenbank zu führen. Aus synTIME – Bauhof werden für die Mitarbeiter auch entsprechende Monatsberichte generiert und übergeben.
Bisher wurden hierfür von der zuständigen Sachbearbeiterin im Bauhof Ortenberg aufwendige Excel-Listen geführt und die Zeiten entsprechend auf Aufträge und Personen eingetragen. Aus diesen Daten wurden dann in sehr zeitintensiven und fehleranfälligen Arbeitsschritten die Daten für die Monatsabrechnung zusammengetragen. Diese Schritte übernimmt nun synTIME-Bauhof und erleichtert so das Tagesgeschäft immens.
Da die Stadt Ortenberg Veranstalter des überregionalen Großereignisses „Kalter Markt“ ist, war es unter anderem auch hierfür wichtig, entsprechende Aufwandszahlen (Zeiten des Bauhofs) für den reibungslosen Ablauf des Marktgeschehens zu liefern. Dies geschah bisher ebenfalls über ein zeitintensives manuelles Zusammentragen der Zeiten innerhalb der unterschiedlichsten Excel-Tabellen. Dieses Vorgehen gehört nun der Vergangenheit an und wird zukünftig automatisiert über das Berichtswesen in synTIME ausgewertet. Somit bleibt mehr Zeit für das aktuelle Tagesgeschäft. Die zuständige Sachbearbeiterin im Bereich Bauhof ist von der Einführung der Software begeistert. Sie schätzt an dem Bauhofprogramm der Firma synergie kommunal GmbH besonders:
„Das Programm ist logisch aufgebaut und einfach zu bedienen.“
„Das Programm passt sich an die Bedürfnisse des Kunden an. Durch die Möglichkeit des modularen Aufbaus vereinfacht es den Echteinsatz enorm und damit auch die Akzeptanz der beteiligten Personen!“
„Es macht Spaß mit dem Programm zu arbeiten und es vereinfacht die tägliche Arbeit enorm!“
„Auch die Arbeiter haben das Programm nach einer kurzen Vorstellung akzeptiert und kommen nun mit den neuen Monatsberichten super klar!“
- Einsatz von Handscannern (somit Entfall manueller Leistungsnachweise und deren manuelles Nacherfassen)
- Erfassung von Geräten, Fahrzeugen und Tätigkeiten Anbindung eines GIS-Systems
- Automatisches generieren einer Schnittstellendatei für die Buchung der internen Leistungsbeziehungen (ILV) innerhalb des städtischen Haushalts
- Erfassen von dezentralen Aufträgen (z.B. durch den Bereich der Kindergärten) über eine Weberfassung