Mit der Fertigstellung des Bürgerzentrums konnte die bisher auf mehrere Standorte verteilte Verwaltung unter einem Dach zusammengefasst werden. Den 12.000 Bürgern der Stadt steht am Paul-Gerhard-Weg nun ein Rathaus mit Bürgerbüro zur Verfügung. Insgesamt verfügt das in den Farben Grau, Blau und Weiß gehaltene Bürgerbüro, als zentrale Anlaufstelle des Bürgerzentrums, über großzügig dimensionierte Räumlichkeiten und Glasflächen. „Wir wollten damit Offenheit gegenüber den Bürgern demonstrieren.“ Den Mitarbeiterinnen gefiel das anfangs gar nicht. „Sie fühlten sich wie auf einem Präsentierteller.“ Inzwischen wollen sie die Räumlichkeiten aber nicht mehr missen. Auch die Inneneinrichtung wurde speziell für das Bürgerbüro ausgewählt und bietet dem Bürger eine freundlich einladende Atmosphäre.
Unterstützt werden die fünf eigens geschulten Mitarbeiterinnen des Bürgerbüros durch eine leistungsfähige moderne Software.

Das Taunussteiner Unternehmen synergie kommunal lieferte die Software synPHONIE-Prozesssteuerung, die speziell auf die Dienstleistungen in Oestrich-Winkel angepasst wurde. Das System kommt bereits in über 30 Städten und Gemeinden bundesweit zum Einsatz. Die unterschiedlichen kommunalen Dienstleistungen werden darin einfach und flexibel abgebildet. Drei Monate vor dem Bezug wurde die Software bereits parallel eingesetzt. Bis zum Start haben sich dadurch die Mitarbeiter ausreichend mit der Software vertraut machen können. Bei der Einweihung des neuen Bürgerzentrums hat die Software reibungslos funktioniert.

Das Bürgerbüro ist ausgestattet mit einem Info-Tresen, drei Serviceplätzen, einer Kinderecke, einem Backoffice und einem Diskretionsraum. Am Info-Tresen werden Auskünfte erteilt und kleinere Dienstleistungen erledigt. Beispielsweise kann man hier seinen Personalausweis abholen oder Info-Material erhalten.
Im Kernbereich des Bürgerbüros werden drei Serviceplätze angeboten. Hier können alle übrigen angebotenen Dienstleistungen erledigt werden. Für die Behandlung sensibler Daten oder für vertrauliche Gespräche steht auf Wunsch ein Diskretionsraum zur Verfügung. Alle Arbeitsplätze werden von den Mitarbeiterinnen abwechselnd im Rotationsverfahren besetzt. Damit kommt jeder Mitarbeiter mit allen möglichen Bürgeranliegen in Berührung.

Die Mitarbeiter im Bürgerbüro wurden durch ein internes Auswahlverfahren rekrutiert. Sie stammen aus verschiedenen Abteilungen des Hauses. Aufgabe war es, diese Spezialisten für das Bürgerbüro zu Generalisten umzuschulen, um verschiedenste Bürgeranliegen bearbeiten zu können. Die ausgewählten Mitarbeiter wurden durch intensive Schulungen in allen verwaltungsrelevanten Bereichen auf ihre neue Aufgabe vorbereitet.

Trotz insgesamt gleichbleibender Mitarbeiterzahl gelang es, die Öffnungszeiten mehr als zu verdoppeln. Den Bürgern wird es dadurch ermöglicht, über die normalen Sprechstunden hinaus, eine Servicezeit während der Mittagspause, eine Spätsprechstunde oder die Samstagssprechstunde zu nutzen. Es gab auch etliche Kritiker, die das neue Bürgerzentrum als „Palast“ kritisierten. „Diese sind aber bald verstummt, wenn sie erst einmal hier gewesen sind“, hat Mayerhofer beobachtet. Insgesamt ist das Bürgerzentrum und insbesondere das Bürgerbüro von der Bevölkerung sehr gut angenommen worden. Mayerhofer ist überzeugt, den richtigen Weg beschritten zu haben. Auch die örtlichen Medien konnten der Entwicklung nur Positives abgewinnen.