Gebühren einnehmen, leicht und initiativ
synPHONIE-Gebührenkasse in Langenselbold
In über 40 Stunden durchgehender Öffnungszeit pro Woche steht der Mensch im Mittelpunkt des Handelns. Eine angenehme und kundenfreundliche Atmosphäre bietet – verknüpft mit modernster Technik – die besten Voraussetzungen für einen optimalen Service.
Die angebotenen Leistungen gehen damit weit über das herkömmliche Melde- und Passwesen hinaus und somit war es für Frau Firnges, Leiterin des Bürgerservices absolut unabdingbar, eine Möglichkeit zu schaffen, diese Dienstleistungen und deren Gebühren strukturiert und mit möglichst wenigen Handgriffen zu vereinnahmen.
Zu Ihrem Angebot gehören neben den Gebühren für Melde-, Pass- und Auskunftsangelegenheiten auch noch Aufgaben aus den Sachgebieten Kraftfahrzeugscheine und Führerscheine sowie Veranstaltungskarten, Badedauerkarten, Stadtmarketingartikel und vieles mehr.
Mit synPHONIE-Gebührenkasse bot sich eine Lösung, mit der man nicht nur einfach und intuitiv Gebühren vereinnahmen konnte, sondern ohne Mehraufwand alle Leistungen statistisch mit führen konnte. Das umständliche und zeitraubende Zählen, wer wievielmal eine Gebühr erhoben hatte fiel auf einen Schlag weg. Sofort wurde klar, dass man mit dieser Software auch Leistungen auswerten konnte, die keine Gebührengrundlagen hatten.
„Wir werden permanent hinterfragt, ob sich der Einsatz von bestimmten Leistungen überhaupt lohne, ob der Bürger diese annimmt. Die Antworten darauf habe ich auf Knopfdruck, beschrieb Frau Firnges die Vorteile. „Sogar eine Aufteilung nach Wochentagen und Uhrzeiten bekomme ich in Sekunden auf dem Bildschirm angezeigt.“
Aber auch das Abhandeln der Einnahmen ist verblüffend einfach. Jede Gebühr(Leistung) wird über einen einfachen Klick ausgeführt und automatisch in einem benutzerorientiertem Zeitbuch protokolliert, sobald die Quittung oder Sammelquittung auf dem Bildschirm erscheint. Dieses Zeitbuch verteilt die Buchung direkt auf die hinterlegten Buchungsstellen. Die Auswahl von Mengen, Quittungstexten und Zahlungsarten ist obligatorisch. Zum Kassenabschluss bekommt der Benutzer diese Buchungen automatisch nach Buchungsstellen und nach Zahlungsart summiert ausgegeben und kann sich damit der Richtigkeit seiner Angaben sicher sein. Es kann jederzeit Geld abgeschöpft werden, wenn die eigene Kasse langsam zu voll wird.
synPHONIE-Gebührenkasse ist die optimale Einsteigerlösung zur prozessgesteuerten Unterstützung von Vorgängen mit gebührenpflichtiger Leistung und ein Teilprodukt von synPHONIE-Prozessteuerung.
Für den Abschluss mit der Stadtkasse kann der Kassenverantwortliche die Zeitbücher der einzelnen Mitarbeiter/innen zu einem Gesamtabschluss zusammenfassen und mit einer Annahmeanordnung versehen. Alle Gebühren/Leistungen lassen sich vorgangsorientiert aufbauen. So kann man hinter eine Gebühr auch gleich ein Bestätigungsschreiben, Bestätigungsmail oder eine Erfassungsliste hinterlegen, in die alle erfassten Daten übernommen und durch weitere Angaben individuell ergänzt werden. Jede Leistung kann sofort unterbrochen und durch andere Mitarbeiter/innen wieder aufgenommen werden. Falls da doch mal ein Bürger seine Geldbörse vergessen hat.
Technisch gesehen arbeitet die Software der Taunussteiner Firma synergie kommunal GmbH mit der am Arbeitsplatz vorhandenen Technologie. Der Microsoft Internetexplorer bildet die Arbeitsplattform. Die Datenhaltung erfolgt zentral auf einem Microsoft SQL Server. Also alles Dinge die eine moderne Verwaltung bereits im Einsatz hat.
Da in Langenselbold diese Gebührenkasse auch auf andere Abteilungen ausgedehnt werden wird, ist die Lösung synPHONIE-Gebührenkasse so ausgelegt, dass verschiedene Mandanten und so viele Benutzer wie notwendig, eigenständig binnen kürzester Zeit angelegt werden können. Dies ohne Mehrkosten.
„ Uns hat es überzeugt, mit synPHONIE eine Lösung zu schaffen, die ohne große Schulung von allen Mitarbeiterinnen verstanden und sofort eingesetzt werden konnte. Synergie kommunal half uns bei der Einführung mit 4 Workshops und seit dem machen wir alles selbst “, resümierte Frau Firnges zum Schluss des Gespräches.