Das Projekt startete mit einer entsprechenden Präsentation und einem darauf folgenden Kick-Off Gespräch. Dabei wurden die Bedürfnisse der Gemeinde Hüttenberg durch die Firma synergie kommunal GmbH aufgenommen und darauf basierend ein Projektplan für die Umsetzung hin zum gewünschten Projekterfolg erstellt und übergeben.

Im Anschluss erfolgte die Erfassung der zu vermietenden Projekte, wobei hier auf bereits bestehende Daten aus Vorverfahren zurückgegriffen werden konnte. Im Falle der Gemeinde Hüttenberg, wurden viele Stammdaten direkt bei der anschließenden Schulung erfasst, dies sollte den Umgang mit der Software synCAPITOL Raumbelegung erleichtern.
Hierbei wurden die Mitarbeiter vor Ort, während einer Schulung durch die Firma Sommer Informatik GmbH unterstützt.

„Wir haben uns so gleich an das neues Programm und dessen Bedienung gewöhnen können. Des Weiteren haben wir bei der Umsetzung von vielen Praxistipps der beiden Firmen profitieren und diese umsetzen können“, so Frau Ehrenpfordt aus dem Team des Bereichs Liegenschaften.

„Da die Gemeinde Hüttenberg viele Ihrer Sporthallen an Vereine vermietet und hier teilweise eine sehr umfangreiche und Satzungsstruktur aufwies, war es für die Gemeinde Hüttenberg enorm wichtig, eine Softwarelösung zu finden, die dies alles gewährleistet“ so Herr Gronych der Gemeinde Hüttenberg. Dies ist mit der Softwarelösung synCAPITOL gelungen.

Besonders hervorzuheben, da dies mit einer immensen Arbeitserleichterung verbunden ist, ist im täglichen Arbeitsprozess die Dokumentenerstellung. Egal ob Nutzungsvereinbarungen, Mietverträge, Rechnungen und vieles mehr, alle für die Gemeinde Hüttenberg relevanten Dokumente wurden als Dokumentenvorlagen im System abgelegt. Jedes Dokument kann nun nach Erfassung der entsprechenden Belegungsdaten per Mausklick erzeugt, gedruckt, per Mail versendet und gleichzeitig auch archiviert werden. Dies ist nicht nur in synCAPITOL-Raumbelegung der Fall, sondern auch bei allen anderen Modulen der Liegenschaftsverwaltung.

 „Für uns bedeutet dies, zusammen mit der Schnittstelle zu unserem Finanzwesen der Firma CIP eine immense Arbeitserleichterung. Zeitintensive Doppelerfassungen gehören somit der Vergangenheit an“, so Herr Gronych von der Gemeinde Hüttenberg.

Alle, sich aus den Vermietungen ergebenden Buchungen, werden in synCAPITOL erfasst und im Anschluss via Schnittstelle an das eingesetzte Finanzwesen übertragen. Aufwendige Doppelerfassungen gehören somit der Vergangenheit an.

Somit schmiegt sich auch dieses Modul in das Beratungskonzept des "integrierten Rathaus" ein, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Fehler zu vermeiden und Arbeitserleichtung zu schaffen.

Als nächster großer Schritte ist innerhalb des Projektes die Umsetzung eines Online-Kalender inklusive Vorerfassungsmöglichkeit innerhalb des Interauftritts der Gemeinde Hüttenberg geplant.

Ist dies erfolgt, so sollen in Zukunft weitere Funktionen der umfangreichen Software genutzt werden, wie zum Beispiel:

• Mietabrechnung

• Aufbau der Vertragsverwaltung

• Begehung

• Störmeldungen

• Energiemanagement (inkl. Zählerstände)

• Etc.

„Die Softwarelösung synCAPITOL bietet uns hierfür die optimale Lösung, das sich deren Aus- und Aufbau an unseren Bedürfnissen orientiert“, so Herr Gronych von der Gemeinde Hüttenberg.

„Besonders toll ist es dabei auch, nach der Umsetzung nicht alleine gelassen zu werden, sondern von weiteren Zusatzangeboten profitieren zu können. Besonders hervorzuheben ist der kürzlich stattgefundene Anwendertag. Dies ermöglichte einen Austausch mit anderen Kommunen und somit einen Blick über den Tellerrand. Von den geknüpften Kontakten profitieren wir im täglichen Arbeitsablauf und können so auch auf den Erfahrungsschatz langjähriger Kunden zurückgreifen.“, so Frau Ehrenpfordt von der Gemeinde Hüttenberg.

Haben auch Sie Interesse an der Umsetzung/einer Unterstützung im Bereich des Liegenschaftsmanagements/Raumbelegung, wir stehen Ihnen zur  Verfügung. Gerne mit einem ersten Informationsgespräch bei dem wir auch auf unsere Gesamtorganisationslösung „das integrierte Rathaus“ eingehen können.

Hierzu zählen die weiteren Bereiche, wie z.B.:

• Finanzabteilung
• Bauamt
• Liegenschaftsverwaltung
• uvm.

Nutzen Sie unsere ganzheitliche und verfahrensunabhängige Beratung/Gesamtlösung.

Folgende Produkte von synergie kommunal sind bei der Gemeinde Hüttenberg im Einsatz:

• synCAPITOL-Raumbelegung