Apolda führt Bürgerbüro erfolgreich ein
synPHONIE Prozess-Steuerung
In Rekordzeit von sechs Monaten hat die Stadt Apolda erfolgreich ein Bürgerbüro eingeführt. Seit Anfang des Jahres 2006 haben die Bürger eine zentrale Anlaufstelle, um alle Behördengänge zu regeln. Mit Hilfe der Software-Lösung synPHONIE – Prozesssteuerung der Taunussteiner Firma synergie kommunal verändert sich Apolda von der traditionellen Behörde zum modernen Dienstleister. Ein Erfahrungsbericht aus dem thüringischen Apolda.
Behördengänge sind für manchen Bürger ein Gräuel. Erst recht, wenn er rigide Öffnungszeiten beachten muss oder von Büro zu Büro geschickt wird, weil „der Kollege dafür zuständig“ ist. Zumindest im thüringischen Apolda gehört dieses Szenario der Vergangenheit an.
Auf die neue Software wurde bereits zum 1 Januar 2007 umgestellt, die Umstellung auf einen Haushalt in doppischer Buchführung erfolgt dann zum 1. Januar 2009. „Weiche Umstellung“ nannten dies die Bürgermeister gestern. Zwischen den drei Kommunen werden die Kosten nach ihrer festgestellten Einwohnerstärke aufgeteilt: Großenlüder meldete damals rund 8700, Hosenfeld 5000 und Bad Salzschlirf 3300 Einwohner.
Bisher tauschten sich die drei Kämmereileiter schon informell aus, da ihre Verwaltungen parallel den gleichen Beratungspartner (synergie kommunal) und die gleiche Software für die Finanzverwaltung nutzten. Nun wird diese Zusammenarbeit ausgebaut.
Gestern wurde die Kooperation erstmals in einen Vertrag gegossen. Die Mitarbeiter der drei Gemeinden werden gemeinsam durch synergie kommunal geschult, gemeinsam erwerben die drei Rathäuser 25 Lizenzen zur Nutzung der Computerprogramme im Bereich Finanzen. Den drei Kämmereileitern Stefan Honikel (Hosenfeld), Bernhard Wehner (Großenlüder) und Dieter Schäfer (Bad Salzschlirf), welche die neue Kooperation auf den Weg gebracht haben, sprachen die drei Bürgermeister ihren ausdrücklichen Dank aus.
Als Basis-System entschied sich Apolda für die Software-Lösung der Taunussteiner Beratungsfirma synergie kommunal. Das System kommt bereits in rund 30 Städten und Gemeinden bundesweit zum Einsatz. Alle 150 kommunalen Dienstleistungen werden einfach und flexibel in einem System abgebildet. Das Team von Marika Müller-Bergner entwickelte dazu parallel digitale Formulare, die in das System hinterlegt wurden. Ziel war es, möglichst papierlos zu arbeiten. „Dadurch können wir sehr viel Geld und Zeit sparen“, zeigt sich Müller-Bergner von der Maßnahme überzeugt. „Wir finden im System alle Fälle wieder, müssen nicht mehr in Papier wühlen und haben nur wenig Ablage.“ Vier Wochen reichten, um die sechs Mitarbeiter mit dem Programm vertraut zu machen.
Organisatorisch wurde ein neues Amt „Bürgerbüro“ gegründet. Das hat das Bürgerbüro auch verwaltungsintern aufgewertet. Mit den anderen Fachämtern arbeitet man gleichberechtigt zusammen.
Das Bürgerbüro wurde als offenes und transparentes Großraumbüro neu eingerichtet. Es hat einen freundlich-gelben Anstrich bekommen und präsentiert sich in den typischen Stadtfarben, „was für eine Behörde eher untypisch ist“, wie Müller-Bergner bemerkt. Es gibt keinen Wartebereich mehr. „Der Bürger sieht sofort, ob Plätze frei sind.“ Probleme bezüglich Diskretion hat es bisher nicht gegeben. Sensible Themen werden im Nebenbüro geklärt. Insgesamt hat es keine vier Wochen gedauert, bis sich die Bürger an den neuen Service und die Umgebung gewöhnt haben. Das Großraumbüro war auch für die Kollegen kein Problem. Jeder Mitarbeiter sieht sofort, wo es Arbeit zu tun gibt. Das Klima hat sich deutlich verbessert. Keiner der Kollegen möchte die Abteilung wechseln.
Von der ersten Recherche bis zur Neueröffnung sind gerade einmal sechs Monate vergangen“, berichtet Marika Müller-Bergner stolz. Die örtliche Presse, die sonst eher kritisch die städtischen Aktivitäten begleitet, war voll des Lobes: „Das war wie ein Donnerschlag!“ beschreibt sie ihren Eindruck nach Einführung des Bürgerbüros. In der ersten Januarwoche kamen allein 800 Bürger. Viele Bürger haben sich bereits positiv über den neuen Bürger-Service geäußert. Um diesen Eindruck zu untermauern, soll demnächst eine Umfrage unter den Bürgern gestartet werden. Obwohl der Zeitrahmen für die Einführung des Bürgerbüros etwas eng bemessen war, ist Müller-Bergner froh darüber „es so gemacht zu haben, wie wir es gemacht haben. Wir haben den Schritt nicht bereut.“