Fast sämtliche Anliegen zentral im neuen Bürgerbüro des Stadthauses bei einem der sechs Mitarbeiter bearbeiten lassen und sich so den Gang zu den örtlich verstreuten Ämtern ersparen.
Grund für die Zusammenlegung der Dienstleistungen an einem zentralen Ort, waren die gehäuften Baumaßnahmen. Viele städtische Gebäude stehen unter Denkmalschutz und mussten in der Vergangenheit renoviert werden. „Dadurch mussten unsere Mitarbeiter immer wieder umziehen. Kaum hatten sich die Bürger an die neuen Örtlichkeiten gewöhnt, gab es auch schon wieder Änderungen. Für die Bürger war diese Situation eine Zumutung“, weiß die neue Amtsleiterin des Bürgerbüros Marika Müller-Bergner. Eigens für das Bürgerbüro wurde ein selbstständiges Amt gegründet.

Die Bürger erhalten an sechs Tagen in der Woche einen Rund-um-Service. Damit erweiterte die Stadtverwaltung ihre Öffnungszeiten um mehr als das Dreifache. Bürger können bei ein und demselben Sachbearbeiter ihre Papiere – vom Pass bis zum Fischereischein – beantragen, gelbe Müllsäcke holen, zur Briefwahl gehen und die Sprösslinge für den Kindergarten anmelden. Die Vorteile für die Einwohner Apoldas liegen auf der Hand: kürzere Wege, geringere Wartezeiten, schnellerer und besserer Service auch bei publikumsintensiven Bereichen. Die unbürokratische Bearbeitung der amtlichen Vorgänge machen den Gang zum Bürgerbüro so unkompliziert wie die Erledigung des Wochen-Einkaufs.

Ein Grund für das Bürgerbüro war der „Wille, Personal einzusparen“. Die Einführung der Software synPHONIE-Prozesssteuerung sollte sich auch finanziell rechnen, weiß Müller-Bergner.

Als Basis-System entschied sich Apolda für die Software-Lösung der Taunussteiner Beratungsfirma synergie kommunal. Das System kommt bereits in rund 30 Städten und Gemeinden bundesweit zum Einsatz. Alle 150 kommunalen Dienstleistungen werden einfach und flexibel in einem System abgebildet. Das Team von Marika Müller-Bergner entwickelte dazu parallel digitale Formulare, die in das System hinterlegt wurden. Ziel war es, möglichst papierlos zu arbeiten. „Dadurch können wir sehr viel Geld und Zeit sparen“, zeigt sich Müller-Bergner von der Maßnahme überzeugt. „Wir finden im System alle Fälle wieder, müssen nicht mehr in Papier wühlen und haben nur wenig Ablage.“ Vier Wochen reichten, um die sechs Mitarbeiter mit dem Programm vertraut zu machen.

Organisatorisch wurde ein neues Amt „Bürgerbüro“ gegründet. Das hat das Bürgerbüro auch verwaltungsintern aufgewertet. Mit den anderen Fachämtern arbeitet man gleichberechtigt zusammen.

Das Bürgerbüro wurde als offenes und transparentes Großraumbüro neu eingerichtet. Es hat einen freundlich-gelben Anstrich bekommen und präsentiert sich in den typischen Stadtfarben, „was für eine Behörde eher untypisch ist“, wie Müller-Bergner bemerkt. Es gibt keinen Wartebereich mehr. „Der Bürger sieht sofort, ob Plätze frei sind.“ Probleme bezüglich Diskretion hat es bisher nicht gegeben. Sensible Themen werden im Nebenbüro geklärt. Insgesamt hat es keine vier Wochen gedauert, bis sich die Bürger an den neuen Service und die Umgebung gewöhnt haben. Das Großraumbüro war auch für die Kollegen kein Problem. Jeder Mitarbeiter sieht sofort, wo es Arbeit zu tun gibt. Das Klima hat sich deutlich verbessert. Keiner der Kollegen möchte die Abteilung wechseln.

Von der ersten Recherche bis zur Neueröffnung sind gerade einmal sechs Monate vergangen“, berichtet Marika Müller-Bergner stolz. Die örtliche Presse, die sonst eher kritisch die städtischen Aktivitäten begleitet, war voll des Lobes: „Das war wie ein Donnerschlag!“ beschreibt sie ihren Eindruck nach Einführung des Bürgerbüros. In der ersten Januarwoche kamen allein 800 Bürger. Viele Bürger haben sich bereits positiv über den neuen Bürger-Service geäußert. Um diesen Eindruck zu untermauern, soll demnächst eine Umfrage unter den Bürgern gestartet werden. Obwohl der Zeitrahmen für die Einführung des Bürgerbüros etwas eng bemessen war, ist Müller-Bergner froh darüber „es so gemacht zu haben, wie wir es gemacht haben. Wir haben den Schritt nicht bereut.“