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03.04.2020

Rechnungen digital schon in der synCAPITOL erfassen


Wenn man momentan von dem digitalen Rechnungsworkflow hört, ist es meist in Verbindung mit einem Finanzwesen der Fall. Dies ist aber, je nach Organisation der Verwaltung auch schon vorher möglich oder nötig.

Mit synCAPITOL - Liegenschaften ist die Chance gegeben, alle Eingangsrechnungen im Bereich der Liegenschaften, im Vertragsmanagement, etc. in digitaler Form zu erfassen. Hierbei unterstützt sie die angepasste und erweiterte OCR-Erkennung.

Eingehende Rechnungen werden bei diesem Verfahren gescannt oder sind direkt per Mail eingegangen und werden in der Folge mit Hilfe unseres digitalen Workflows weiterverarbeitet. Eine Vielzahl der notwendigen Eingaben wird dabei über die OCR-Erkennung schon automatisch vorbelegt.

Für die digitale Verarbeitung von Belegen steht eine große Auswahl neuer Funktionen zur Verfügung, wie z.B.:

  • löschen von Leerseiten
  • zusammenfassen von Belegen
  • weitere individuelle Angaben über zusätzliche Combo-Boxen
  • automatische Erkennung des zu verwendenden MwSt.-Satzes
  • verknüpfen von Verbindlichkeiten mit angefallenen Störmeldung
  • uvm.

Eine schnelle Erfassung anhand des digitalen Belegbildes ist somit möglich und vereinfacht die einzelnen Schritte immens. Nach erfolgter Verarbeitung und Speicherung sind alle Angaben automatisch verknüpft und ermöglichen somit eine einfache Suche und schnelle Auskunft. 

Sowohl beim Blick auf die Person als auch auf das jeweilige Objekt, stehen Ihnen alle Dokumente zur Verfügung. Damit haben Sie den Stand ihrer Verbindlichkeiten inkl. aller Dokumente immer im Überblick. Selbstverständlich können die erfassten Verbindlichkeiten jederzeit exportiert oder ausgewertet werden. Ebenso ist eine auftragsbezogene Erfassung der Verbindlichkeiten möglich, wenn dies gewünscht ist.

In Verbindung mit dem Auftrag/Budget ist jederzeit ein Soll-/Ist-Vergleich möglich und zeigt Abweichungen somit schnell auf.

Die erfassten Verbindlichkeiten können mit Hilfe der Schnittstelle einfach an das Finanzwesen übergeben und gebucht werden. Doppelerfassung bzw. Abweichungen zwischen den Erfassungen werden vermieden und Zeit deutlich eingespart. Zusätzlich können mit der Schnittstelle zu synFINANZ - DATEV kommunal nicht nur die Buchungsangaben, sondern auch das zuvor verarbeitete Dokument übergeben werden. Also eine rundherum anwenderfreundliche und einfache Vorgehensweise.


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