Der Wechsel im Umsatzsteuergesetz macht eine Vertragsverwaltung zur Pflicht
Wir bieten den Kommunen einfache und praktikable Lösungen als Einstieghilfe zur Digitalisierung am Beispiel einer Vertragsdatenbank an.
Der Bundestag hat bereits 2015 einen Systemwechsel im Umsatzsteuergesetz eingeleitet. Danach begründet sich zukünftig die Unternehmereigenschaft einer juristischen Person des öffentlichen Rechts (PdöR) über ihre ausführenden Tätigkeiten, nicht mehr über das Vorliegen eines Betriebes gewerblicher Art.
Fast alle Kommunen haben bis zum 31.12.2016 von ihrem Optionsrecht Gebrauch gemacht. Das bedeutet, dass die alte Rechtslage bis zum 31.12.2020 weiter angewendet werden soll. Im Umkehrschluss heißt dies aber nicht, dass sie jetzt bis Ende 2020 nichts mehr tun müssen. Wir empfehlen ihnen diese Frist zu nutzen und ein fachbereichsübergreifendes zentrales Vertragsregister aufzubauen.
Erstens können sie jederzeit durch einen Widerrufsantrag beim Finanzamt aus dem Optionsmodell wieder aussteigen. Diese Entscheidung können sie aber fundiert nur treffen, wenn sie alle ihre Verträge kennen und auf Vor- und Nachteile untersucht haben. Wir empfehlen ihnen:
- Die Untersuchung der aktuell auf privatrechtlicher Grundlage ausgeführten Leistungen auf die neuen gesetzlichen Anforderungen
- Die Untersuchung der Verträge der interkommunalen Zusammenarbeit auf die Anforderungen des § 2b Abs. 3 Nr.2 Buchst. a bis d sowie
- Die Analyse der aktuellen Investitionsplanungen auf die Vor- und Nachteile bei Anwendung des § 2b UstG
Zweitens nutzen sie diese Gelegenheit, um wie von vielen Revisionsämtern schon lange angemahnt, eine zentrale Vertragsverwaltung einzurichten.
Und last but not least haben sie damit die Chance ihre Verträge und Fristen zu digitalisieren. Nach und nach sollen alle Verträge innerhalb einer zentralen Datenbank erfasst und gepflegt werden.
Einen sinnvolleren Einstieg in die Digitalisierung können sie nicht finden.
Wir bieten Ihnen dazu unsere Lösung – synCAPITOL – Vertragsverwaltung an.
- einheitliche Benutzeroberfläche / intuitive Bedienung / einfache Administration
- Schnelle Unterstützung bei Jahresabschlüssen, Haushaltserstellungen oder Prüfungen
- Vermeidung von Doppelerfassung
- Einheitliche Dokumentenverwaltung mit integrierter Textersetzung / integriertes Dokumentenmanagementsystem
- Auswertungen und Anschreiben sprichwörtlich per Mausklick
- Aktualisierung und Fortschreibung der Vertragsdaten
- Erinnerungsfunktion inklusive Outlookanbindung
- Statistische Auswertung über die unterschiedlichen Vertragsarten mit den entsprechenden Vertragsdaten
- Individuelle, mandantenfähige und modulare Einsatzmöglichkeit
- Ämterübergreifende Zusammenarbeit
- optionale Schnittstelle zu allen gängigen Finanzwesen
Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung einer neuen Software sollte immer das Thema Arbeitserleichterung sein. Gerade hier bietet synCAPITOL – Vertragsverwaltung die optimale Unterstützung. Für alle bekannten Vertragsarten werden in der Datenbank entsprechende Dokumenten-Vorlagen angelegt und an ihre Bedürfnisse angepasst. Damit ist es nach Erfassung der Vertragsgrunddaten einfach möglich, alle notwendigen Dokumente per Mausklick zu erstellen. Alle erstellten Unterlagen werden natürlich automatisch in der Datenbank archiviert. Ebenso werden alle Änderungen dokumentiert. Die Suche nach Auftragsdokumenten ist dadurch ganz einfach möglich.
„Nach dem erfassen der ersten Aufträge und gleichzeitiger Archivierung aller dazugehörigen Vertragsdokumente, wurde uns das riesen Plus der Lösung erst richtig bewusst. Für uns hat sich in Zukunft der Gang in das Archiv oder das Suchen nach Verträgen in den Fachbereichen erledigt. Wir finden alles in synCAPITOL“, so ein Anwender.
Stellen sie unsere praxisorientierten Lösungen auf die Probe und lassen sie sich von einer vor Ort Vorführung in Ihrem Hause überzeugen, ein Anruf oder Email genügt.