Die web-basierte Lösung „synPHONIE-Prozesssteuerung (Bürgerbüro)“ ermöglicht es, über die Integration von Fachverfahren und die Angabe der notwendigen Arbeitsschritte verschiedene kommunale Dienstleistungen elektronisch abzubilden und an einem Ort zu bündeln. Das Projekt Bürgerservice Potsdam nahm Ende November 1999 Gestalt an. Die Zusammenarbeit startete mit einem ersten Workshop elf Tage nach dem Jahreswechsel. „Anfangs mussten wir hier selbst im Hause sehr viel recherchieren, darüber, was die Ämter an Dienstleistungen realisiert haben möchten. Um diese in dem Programm synPHONIE - Prozesssteuerung richtig darstellen zu können, brauchten wie eine Menge Informationen. Die haben wir von Februar bis März gesammelt“, so Kristina Trilk. Danach ging es an die Kleinarbeit. Ein Projektteam der Verwaltung prüfte die Arbeitsschritte für jede einzelne Dienstleistung und integrierte diese nach und nach im System. Dieser wichtige Datenerfassungsprozess wurde durch synergie kommunal und Partner unterstützend begleitet. Die speziellen Anforderungen der Verwaltung, die sich aus der Projektarbeit ergaben, wurden durch das synergie kommunal Team in die Lösung eingearbeitet. Das Einwohnermeldeamt wurde vollständig, alle anderen Ämter wurden teilweise in den Potsdamer Bürgerservice integriert.
Der offene Systemaufbau gestattete die Anpassung an die kommunalen Besonderheiten. Die Bürgerservice-Mitarbeiter können von ihrem jeweiligen Arbeitsplatz auf alle Informationen und Dienstleistungen der einzelnen Ämter zugreifen. Auch die im Netzwerk angeschlossenen Kollegen sind problemlos in der Lage, bereits begonnene Vorgänge fortzusetzen, da jederzeit ein direkter Zugriff auf den aktuellen Bearbeitungsstand möglich ist.
„Es gab sicherlich auch knifflige Sachen zu lösen und auch Situationen, in denen der eine oder andere ein bisschen gezweifelt hat, aber das Projektteam hat das im Nachhinein alles auf die Reihe gekriegt. Und wir mit Ihnen“, sagt Kristina Trilk. Mit dem Programm ist die Leiterin zufrieden „sehr anwenderfreundlich, sehr übersichtlich, wirklich überzeugend.“ Bedienungsfreundlichkeit war eine nicht zu unterschätzende Anforderung bei diesem Projekt, denn einige der neu eingestellten Service-Mitarbeiterinnen hatten zuvor noch nie mit einer Windows-Oberfläche oder einem Internet-Browser gearbeitet.
