Zu Beginn fand ein erster Kick-Off Termin statt. In diesem wurde zwischen der Stadt Lampertheim und der Firma synergie GmbH die Gesamtumsetzung in viele Einzelschritte aufgeteilt und terminiert. Da für die Stadt Lampertheim zu Beginn das Hauptaugenmerk auf der Abrechnung der Mieteinnahmen im Bereich der städtischen Gebäude lag, wurde dieser Projektschritt zuerst terminiert und umgesetzt.

Ziel war es bei diesem Projekt, alle bereits bestehenden Verträge zu scannen und in der Software synCAPITOL zu archivieren. Ab diesem Zeitpunkt können die gewünschten Dokumente nun in der Software aufgerufen und müssen nicht mehr aufwendig im Archiv gesucht werden. Dies erleichtert zusätzlich die Prüfung im Zuge der Jahresabschlussarbeiten.
Es konnte somit ein erster Schritt hin zur papierlosen Ablage geschaffen werden, was zusätzlich die Antwortzeiten und die Mitarbeiterzufriedenheit steigerte.

Die Stadt Lampertheim und die beteiligten Firmen setzten während des Projektes entsprechende Dokumentenvorlagen in der Fachsoftware um, so dass Mietverträge nicht mehr durch manuelle Anpassungen aufwendig erstellt werden müssen.

Nachdem die Daten des Mietvertrags erfasst wurden, wird der entsprechende Vertrag nun einfach per Mausklick erstellt. Das Anpassen der verwendeten Dokumentenvorlage ist dabei ein Kinderspiel.
„Es ist für uns in der täglichen Arbeit eine nicht zu unterschätzende Arbeitserleichterung
eingetreten. Vor allem die Dokumentenarchivierung und –Suche in der Software erleichtert unsere tägliche Arbeit.“, so zitiert Herr Metzner aus der Liegenschaftsverwaltung die täglichen Arbeitsprozesse mit synCAPITOL.

Um die Software im Echteinsatz optimal zu nutzen, fanden während des Umstellungsprozesses gezielte, mit dem Kunden abgestimmte und auf dessen Bedürfnisse angepasste Schulungen statt.

„Durch die Schulungen  vor Ort, wurde das Projekt seitens der Mitarbeiter sehr gut angenommen und es entwickelte sich eine hohe Akzeptanz für synCAPITOL. Die Mitarbeiter erkannten schnell die Arbeitserleichterung durch die Software."

Die Abrechnung der Verträge erfolgt nun automatisiert und vereinfachte den Prozess bei der Stadt Lamperheim und verhinderte zusätzliche Doppelerfassungen im Bereich der Finanzabteilung.

„Wir sind überrascht, wie viel Zeit uns durch dieses Vorgehen abgenommen wird, die manuelle Doppelerfassung gehört nun endlich der Vergangenheit an“, so der Leiter der Finanzabteilung Herr Ruh. Die Abrechnung erfolgt nun in der Fachsoftware synCAPITOL, die Abrechnungsdaten werden im Nachgang via Schnittstelle an das Finanzverfahren übermittelt und übernommen.

„Durch die Arbeitserleichterung haben wir nun die Möglichkeit, uns viel intensiver um weitere Kernaufgaben, wie zum Beispiel den Blick auf die noch ausstehenden Zahlungen und deren Abstimmung zu kümmern. Der Einsatz von synCAPITOL ist für uns ein wichtiger und richtiger Schritt in die Zukunft.“ 

Der Stadt Lampertheim ging es bei der Anschaffung der Software nicht nur um die Abrechnung der Mieten. Man suchte nach einer ganzheitlichen Lösung im Sinne des integrierten Rathauses. Somit sollen in Zukunft weitere Aufgaben innerhalb der Software synCAPITOL abgewickelt werden.

Hierzu zählen vor allem:

• Abbildung/Bearbeitung von Störmeldungen
• Abbildung von Bauprojekten inkl. der Überwachung einzelner Projektschritte (sowohl zeitlich als auch monitär)
• Abbildung des Inventar und damit ebenso die Durchführung der Inventur
• Erfassung aller Verträge (z.B. Wartungsverträge, etc.) und deren Überwachung inkl. derer Auswertungen und der dringend notwendigen Erinnerungsfunktion
• Einsatz des Energiemanagements und dessen Auswertungsmöglichkeiten
• Uvm.

Diese Schritte werden durch die Stadt Lampertheim, sowie den beiden Firmen synergie kommunal GmbH und Sommer Informatik GmbH in entsprechende Projektschritte aufgeteilt und umgesetzt. Ziel ist hier ebenfalls eine, an die Bedürfnisse der Stadt Lampertheim angepasste Vorgehensweise und Umsetzung.

Herr Metzner lobt im Nachgang noch mal das gute Teamwork zwischen der Stadt Lampertheim und den beiden Firmen synergie kommunal GmbH und Sommer Informatik GmbH. Dies hat sich von der ersten Präsentation bis zu den aktuellen Schritten durchgängig fortgesetzt und lebt vor allem von der guten Erreichbarkeit der Beteiligten. Des Weiteren werden die Folgeangebote, wie zum Beispiel der kürzlich erst stattgefundene Anwendertag von Herrn Metzner hervorgehoben.

„Wir werden auch nach der Softwareeinführung nicht alleine gelassen und profitieren von den zusätzlichen Angeboten.“

Folgende Produkte von synergie kommunal sind bei der Stadt Lampertheim im Einsatz:

• synCAPITOL-Liegenschaftsverwaltung
  
• Beratung
• Doppik
• Auswertung
• synPARTNER - CC-DMS