Bisher wurden die Unterlagen für die Mittelanmeldungen gedruckt und die erzeugten Berichte an die jeweiligen Ämter verteilt. Dort wurden diese handschriftlich ausgefüllt und gegebenenfalls noch mit entsprechenden Erläuterungen ergänzt. Nachdem dieser Vorgang abgeschlossen war, wurden die Mittelanmeldeblätter an zentraler Stelle gesammelt und im Nachgang aufwändig in den Haushaltsplan manuell erfasst. Dies war äußert zeitintensiv und machte häufiger Rückfragen notwendig.

Mit dem Ziel der Optimierung dieses Prozesses entschloss sich die Stadt Langenselbold für den Einsatz des SQL Berichts Mittelanmeldung der Firma synergie kommunal GmbH. Der Bericht hat den Vorteil, dass der manuelle Erfassungsaufwand bzw. die Doppelerfassung während der Haushaltsplanung und somit auch mögliche Übertragungsfehler vermieden werden.

"Der Erwerb des Berichts hat sich definitiv bezahlt gemacht, da er uns viel Arbeit erspart und Fehlerquellen minimiert. Durch den Bericht haben wir eine Woche Planungsaufwand einsparen können!", so Frau Schmidt von der Stadt Langenselbold.

Seit dem Einsatz des Berichts hat sich das Vorgehen deutlich geändert bzw. vereinfacht. Die aufwändige Doppelerfassung entfällt komplett. Wie wurde dies erreicht?

Die Daten des Haushaltsplans werden mittels des SQL-Berichts nach Excel exportiert. Mit diesem Arbeitsschritt werden alle vorhandenen Informationen des Plans nach Excel übertragen. In Excel wird dabei pro Organisationseinheit ein eigenes Arbeitsblatt erzeugt. Die Arbeitsblätter können somit individuell zusammengestellt und an die zuständigen Fachbereiche übergeben werden. Der aufwändige Ausdruck der Daten entfällt komplett und spart somit enorm viel Papier.

Die Fachbereiche erfassen die gewünschten Planwerte direkt in die übergebene Excel-Datei. Auch die wichtigen Informationen für die Erläuterungen können hierin erfasst werden. Nach Fertigstellung der Planung, übergeben die Ämter das entsprechende Excel-Sheet an die für die Planung des Haushalts zuständige Abteilung zurück. Die übergebenen Tabellen werden zum Schluss in die Datenbank importiert. Danach ist die Haushaltsplanung abgeschlossen, der Haushaltsplan steht.

"Durch den einfachen und selbsterklärenden Aufbau des Excel-Sheets, bedurfte es keiner zusätzlichen Schulung der Kolleginnen und Kollegen in den Fachämtern. Die Arbeit mit dem erzeugten Excel-Sheet erreichte direkt eine hohe Akzeptanz und wurde gut angenommen.", so Frau Schmidt von der Stadt Langenselbold.

Folgende Dienstleistungen und Produkte von synergie kommunal sind bei der Stadt Langenselbold im Einsatz:

• synPHONIE - Gebührenkasse
• Beratung
• Auswertungen
• Kommunale Finanzwirtschaft